Coordonnatrice administrative département finance

Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) Finance & Administration pour rejoindre notre équipe dynamique. Ce poste est une nouvelle création au sein de notre département financier. Vous serez responsable de fournir un soutien administratif et financier de haute qualité pour l'équipe des Finances, composée de 10 employés, incluant 1 VP, 1 directeur de la comptabilité, 1 technicien comptable, 4 personnes aux payables et 2 personnes au financement. Le(la) Coordonnateur(trice) Finance & Administration aura pour mission d'assurer un soutien administratif et financier efficace. Vous faciliterez la gestion des agendas, la communication interne et externe, l’organisation des réunions, la gestion documentaire et le suivi des procédures financières. Ce rôle est essentiel pour garantir le bon fonctionnement des opérations, assurer la conformité des processus et optimiser la coordination entre les différents partenaires et départements.

• Planifier les agendas et organiser des réunions, comités ou rencontres, rédiger l’ordre du jour, préparer la documentation et établir les priorités
• Rédiger, corriger, mettre en page, traduire ou télécopier des lettres, notes de service et autres documents
• Gérer les courriels et correspondances
• Assurer la communication entre les partenaires internes et externes et les autres collaborateurs
• Créer des synthèses de présentation PowerPoint
• Préparer des présentations pour documenter les procédures financières
• Rédiger et soumettre les procès-verbaux et comptes rendus, s’assurer de la circulation de l’information et faire le suivi des actions
• Gérer la banque de données des contacts
• Gérer les accès gouvernementaux (fédéral et provincial)
• Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents
• Mettre à jour divers outils tels que les feuilles de temps, les formulaires d’arrivée/départ, les comptes de dépenses, les calendriers, la liste de suivi des vérificateurs
• Gérer les accès SharePoint pour les partenaires internes et externes, et maintenir les dossiers à jour

• Bilingue tant à l'oral et à l'écrit
• Diplôme en secrétariat et/ou en technique de bureautique
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Expérience au sein d'un poste similaire

• Poste Permanent
• Ville Mont-Roiyal
• Salaire : 60 000 - 65 000 $ par an
• Temps de travail : 40 heures par semaine, horaire flexible
• Télétravail : Après la période de probation, 1 journée de télétravail (ou 2 si vous résidez à plus de 15 km du bureau)
• Vacances : 4 semaines de vacances (1 fixe durant la semaine de Noël, les 3 autres au choix)
• Avantages sociaux : Après 3 mois
• Beau bureau
• Stationnement disponible